organisation de congrès
planification et budgétisation
Planifier les détails et établir un budget optimal est un élément crucial pour assurer un événement réussi. Notre expérience dans la gestion d'événements de tous budgets / tailles nous permet de définir les détails exacts en termes de logistique, d'exigences et de coûts impliqués. Ainsi, vous pouvez simplement vous asseoir et profiter d'un grand événement sans tracas.
sélection des sites et contrats
Une fois les dates et la ville de votre événement déterminés, la prochaine étape consiste à sélectionner un lieu et à le sécuriser en contractant. Nous vous accompagnons dans le choix du lieu le mieux adapté à vos besoins de conférence / événement en termes de logistique / espace / lieu / coût ainsi que de réglementations légales etc...
GESTION DES PARTICIPANTS & DES ORATEURS
Grace à nos outils, nous sommes en mesure d'intervenir sur tout le processus de gestion du participant.
De l'inscription en ligne à l'accueil sur place le jour de votre évènement
Création et paramétrage de la plateforme d'inscription
Enregistrement des inscriptions
Envoi des communications (confirmation, facture, convention de formation)
Facturation, relances et gestion comptable
Production de statistiques
Inscriptions individuelles et groupes
Post-événement : Enquêtes de satisfactions, Suivi de la facturation
Accueil sur place participants (Accueil ,sacoche, badges, Attestation de présence)
GESTION DE LA COMMUNICATION
Edition & Web
Création de la charte graphique de votre évènement
Conception et réalisation des supports de communication : save the date, affiche, bannieres, etc...
Création du site internet de l'évènement avec espaces dédiés pour : les inscriptions, le programme, les partenaires
Création de web app
Marketing & promotion
Intégration des bases de données existantes
Relances e-mail personnalisées
Envoi de mailing & campagne SMS
Marketing MEDIA, réseaux sociaux
solutions digitales
Pendant longtemps, l'événement en présentiel était l'unique solution. Désormais l'option virtuelle est disponible et fiable.
Nous vous aidons à choisir le bon format d'événement et à développer une expérience virtuelle sécurisée et engageante.
Les événements en ligne
L'événement digital 100% virtuel comme des webinars ou des webcasts, possèdent de nombreux avantages. Les trois principaux sont l'acquisition d'une audience plus étendue, un retour sur investissement maximisé et un effort d'organisation amoindri.
Les événements hybrides
L'événement hybride est à la fois présentiel & digital. Dans ce modèle, L'objectif est d'offrir à la fois une expérience réelle, et une expérience en ligne, tout en s'assurant que les deux restent cohérentes.. L'événement hybride peut attirer des sponsors et des participants qui n'auraient autrement pas été attirés par un événement en direct. Et si nécessaire, les congrès hybrides peuvent être facilement modifiés et transformés en un événement entièrement virtuel.
GESTION DE L'HÉBERGEMENT
sourcing
Localiser et négocier les meilleurs tarifs d'hébergement
Coordination des exigences et autres détails avec les hôtels
Traitement & gestion des réservations
Mettre en place un système de réservation en ligne
Coordination et gestion des réservations (Réservations individuelles et de groupe)
Organiser les paiements d'acompte pour garantir les réservations
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