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organisation de congrès

planification et budgétisation

Planifier les détails et établir un budget optimal est un élément crucial pour assurer un événement réussi. Notre expérience dans la gestion d'événements de tous budgets / tailles nous permet de définir les détails exacts en termes de logistique, d'exigences et de coûts impliqués. Ainsi, vous pouvez simplement vous asseoir et profiter d'un grand événement sans tracas.


sélection des sites et contrats

Une fois les dates et la ville de votre événement déterminés, la prochaine étape consiste à sélectionner un lieu et à le sécuriser en contractant. Nous vous accompagnons dans le choix du lieu le mieux adapté à vos besoins de conférence / événement en termes de logistique / espace / lieu / coût ainsi que de réglementations légales etc...

 

GESTION DES PARTICIPANTS & DES ORATEURS

Grace à nos outils, nous sommes en mesure d'intervenir sur tout le processus de gestion du participant.
De l'inscription en ligne à l'accueil sur place le jour de votre évènement

  • Création et paramétrage de la plateforme d'inscription
  • Enregistrement des inscriptions
  • Envoi des communications (confirmation, facture, convention de formation)
  • Facturation, relances et gestion comptable
  • Production de statistiques
  • Inscriptions individuelles et groupes
  • Post-événement : Enquêtes de satisfactions, Suivi de la facturation
  • Accueil sur place participants (Accueil ,sacoche, badges, Attestation de présence)
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GESTION DE LA COMMUNICATION

Edition & Web

  • Création de la charte graphique de votre évènement
  • Conception et réalisation des supports de communication : save the date, affiche, bannieres, etc...
  • Création du site internet de l'évènement avec espaces dédiés pour : les inscriptions, le programme, les partenaires
  • Création de web app

Marketing & promotion

  • Intégration des bases de données existantes
  • Relances e-mail personnalisées
  • Envoi de mailing & campagne SMS
  • Marketing MEDIA, réseaux sociaux

solutions digitales

Pendant longtemps, l'événement en présentiel était l'unique solution. Désormais l'option virtuelle est disponible et fiable.
Nous vous aidons à choisir le bon format d'événement et à développer une expérience virtuelle sécurisée et engageante.

Les événements en ligne

L'événement digital 100% virtuel comme des webinars ou des webcasts, possèdent de nombreux avantages. Les trois principaux sont l'acquisition d'une audience plus étendue, un retour sur investissement maximisé et un effort d'organisation amoindri.

Les événements hybrides

L'événement hybride est à la fois présentiel & digital. Dans ce modèle, L'objectif est d'offrir à la fois une expérience réelle, et une expérience en ligne, tout en s'assurant que les deux restent cohérentes.. L'événement hybride peut attirer des sponsors et des participants qui n'auraient autrement pas été attirés par un événement en direct. Et si nécessaire, les congrès hybrides peuvent être facilement modifiés et transformés en un événement entièrement virtuel.

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GESTION DE L'HÉBERGEMENT

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  • Localiser et négocier les meilleurs tarifs d'hébergement
  • Coordination des exigences et autres détails avec les hôtels

Traitement & gestion des réservations

  • Mettre en place un système de réservation en ligne
  • Coordination et gestion des réservations (Réservations individuelles et de groupe)
  • Organiser les paiements d'acompte pour garantir les réservations
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